Assistant(e) Logistique et Administration

Rôle du poste

L’Assistant(e) Logistique et Administration contribue au bon fonctionnement de la base opérationnelle de Première Urgence Internationale (PUI) à Tessaoua, dans la région de Maradi. Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Terrain et le rattachement technique du Responsable Logistique et du Coordinateur Administratif et Financier, il/elle apporte un appui quotidien aux activités logistiques, administratives et financières, conformément aux procédures internes de l’organisation.

Le poste consiste notamment à assurer la gestion quotidienne de la caisse, le suivi des paiements et des pièces comptables, l’appui aux achats et aux approvisionnements, le suivi des stocks et des équipements, ainsi que la gestion administrative des véhicules. L’Assistant(e) apporte également un soutien aux activités administratives liées aux ressources humaines, en facilitant la collecte, la vérification, la transmission et l’archivage des documents du personnel entre la base et la coordination.

Par son travail, il/elle contribue à la bonne gestion des ressources de PUI, à la traçabilité des opérations, au respect des procédures administratives et financières et à la continuité des activités humanitaires mises en œuvre dans la zone de Tessaoua.

Responsabilités

Gestion financière et gestion de la caisse

Assurer la gestion quotidienne de la caisse et enregistrer correctement les opérations financières réalisées.

Vérifier les pièces justificatives avant tout paiement afin de s’assurer de leur conformité.

Effectuer les paiements autorisés et garantir leur traçabilité conformément aux procédures de PUI.

Réaliser les décomptes et les réconciliations de caisse, puis signaler toute différence ou anomalie au/à la superviseur(e).

Participer au suivi des avances et des acomptes accordés.

Contribuer à la préparation des clôtures financières mensuelles.

Classer et archiver les pièces comptables et financières de manière rigoureuse.

Achats et relations avec les fournisseurs

Appuyer le/la Responsable Logistique dans le suivi des achats et des approvisionnements nécessaires aux activités de la base.

Participer à la collecte des devis, au suivi des commandes et à la constitution des dossiers d’achat.

Contribuer à la réception et au contrôle des biens et services commandés.

Vérifier la conformité des factures avant leur transmission pour paiement....