Description du poste

Formation / Diplômes

L’Office Manager assure la coordination administrative et organisationnelle de la structure et contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau. Polyvalent(e), il/elle apporte un appui à la Direction et aux équipes dans la gestion courante des activités, tout en assurant un suivi administratif de premier niveau en ressources humaines et en comptabilité. Il/Elle veille à la fiabilité des informations, à la bonne tenue des dossiers et à la transmission des éléments nécessaires aux interlocuteurs concernés.

Missions principales

Assurer la gestion administrative et organisationnelle quotidienne de la structure ;

Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et agendas de la Direction ;

Assurer la gestion des courriers, documents, dossiers administratifs et archives ;

Gérer les achats courants, rechercher les fournisseurs, demander les devis et assurer le suivi des commandes ;

Assurer le suivi des livraisons et veiller à la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires aux activités ;

Appuyer les équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques liés aux événements ;

Assurer la circulation des informations entre la Direction et les différents collaborateurs ;

Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des espaces et moyens de travail ;

Assurer le suivi administratif de base du personnel : constitution et mise à jour des dossiers individuels, classement des documents RH et suivi des pièces administratives ;

Tenir à jour les informations relatives aux congés, absences, permissions et présences ;

Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs et au suivi des documents d’entrée et de sortie ;

Préparer et transmettre, sous supervision, les éléments administratifs nécessaires à la gestion de la paie ;

Tenir et suivre la caisse pour les dépenses courantes, effectuer les décaissements autorisés et conserver les justificatifs ;

Préparer les états de caisse et assurer le rapprochement des mouvements avec les pièces justificatives ;

Assurer le suivi simple des dépenses, factures fournisseurs et règlements, puis transmettre les pièces nécessaires à la comptabilité ;

Contribuer à la préparation des tableaux de suivi administratif, RH et financier et des reportings courants à destination de la Direction.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Compétences techniques...