Description du poste
INFINITY AFRICA RECRUTE AGENT D’ACCUEIL (H/F)
L’Agent d’accueil oriente et accompagne les visiteurs, partenaires, prestataires et collaborateurs au siège de La Villa Nova. Il assure la gestion du standard téléphonique, la réception du courrier et des colis, ainsi que la bonne tenue des espaces d’accueil, afin de refléter l’image de rigueur et d’excellence du Groupe.
Responsabilités
Accueil Physique Et Orientation Des Visiteurs
Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les visiteurs, partenaires, prestataires et invités du Groupe.
Vérifier l’identité des visiteurs et le motif de leur visite.
Annoncer les visiteurs aux personnes concernées, puis les orienter ou les accompagner vers les bureaux et salles de réunion.
Garantir la confidentialité et le respect du protocole d’accueil, notamment pour les visiteurs de la Direction Générale.
Appliquer les consignes d’accès au siège en coordination avec le personnel de sécurité.
Standard Téléphonique Et Gestion Des Communications
Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants vers les interlocuteurs concernés.
Prendre les messages et assurer leur transmission fiable et rapide.
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
Transmettre sans délai le courrier de la Direction Générale à l’Assistante Exécutive.
Support Administratif Et Logistique De L’Accueil
Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion en coordination avec l’Office Manager et l’Assistante Exécutive.
Accueillir et installer les participants aux réunions et événements internes et institutionnels du Groupe.
Suivre les fournitures et consommables d’accueil, puis signaler les besoins à l’Office Manager.
Participer à la saisie, au classement et à l’archivage des documents courants.
Tenue Des Espaces Et Sécurité
Veiller à la propreté, à l’ordre et à la bonne présentation de la réception, des espaces d’attente et des salles de réunion.
Respecter et faire respecter les règles de sécurité, d’accès et de confidentialité du siège.
Signaler immédiatement à l’Office Manager et au personnel de sécurité tout incident ou comportement suspect.
Signaler les dysfonctionnements matériels concernant l’éclairage, la climatisation, les équipements ou le matériel informatique.
Superviser, en coordination avec l’Office Manager, les interventions des différents prestataires.
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