Secrétaire

Type de contrat: Contrat à durée déterminée (CDD) . Durée de contrat: 3 Mois . ## Expérience Domaine d’expérience: Secrétariat, assistanat . Niveau d’étude: Enseignement supérieur, licence professionnelle . Spécialité d’étude: Secrétariat Bureautique . ## Missions principales Tâches et missions: Rédiger et/ou vérifier les lettres officielles, rapports et autres documents relatifs à la mission Organiser et confirmer les rendez-vous, tenir à jour un journal des absences, des réunions et des vacances ;-Tenir un registre d’appels (entrants et sortants), communiquer aux personnes concernées les appels reçus en leur absence ;-Prendre en note les réunions et préparer les procès-verbaux ;-Gérer tous les courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu’ils soient correctement enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou externes. Contrôler la personne chargée du courrier (vérifier les reçus), ainsi que la société de messagerie et effectuer la facturation des services fournis. Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes à temps pour éviter d’en manquer. Superviser l’impression des copies et la reliure des documents. En cas d’absence du/de la réceptionniste, accueillir les invités et les visiteurs, en s’assurant que tout est propre et en bon état dans la zone de réception. Informer les superviseurs en cas d’incident/problème. Aider à l’organisation des événements internes et externes etc.), à l’envoi des invitations, la commande auprès du traiteur, l’organisation de l’hébergement, etc. Réception, tri et classement des dossiers papier ;-Étiquetage et organisation des archives selon les normes établies ;-Préparer l’agenda des briefings et débriefings du personnel international ;-Faire la répartition des chambres pour les nouvelles arrivées en collaboration avec l’admin transit ;-Faire l’enregistrement des passeports des nouveaux arrivés au bureau de l’immigration ;-Dépôt et retrait des lettres d’invitation au ministère des Affaires Etrangères pour la légalisation ;-Déposer au bureau de protocole les passeports pour renouvellement de visa et les retirer au besoin;-S’assurer que tout le personnel international a une copie certifiée de leur passeport contenant le visa ainsi que de confectionner leurs badges MSF ou tout autre document nécessaire pour voyager librement ;-Gérer les stocks de produits d’entretien Au besoin assurer...