Adjoint administratif

Retourner aux opportunités

Ajouter aux favoris

Adjoint administratif

Type de contrat

Recruteur

UNICEF

Type d'organisation

Organisation internationale

Secteur

Protection de l'enfance

Description opportunité :

Sous la supervision du responsable désigné, les assistants administratifs apporteront un soutien administratif, opérationnel et logistique à l'équipe assignée, en particulier pour faciliter le déménagement de l'UNICEF Sénégal à la Maison des Nations Unies à Diamniadio et la remise de ses locaux actuels. Leurs fonctions impliquent la gestion des documents et des archives, l'inventaire et le suivi des actifs, les transactions administratives et la coordination des activités liées au déménagement, conformément aux politiques, procédures et processus de l'UNICEF. Ils contribueront à la réalisation des tâches de déménagement dans les délais impartis et à la continuité des services administratifs durant la transition.

Responsabilités

Les principales responsabilités comprennent :

Autres informations

Soutien administratif : Gérer la correspondance, les courriels, le classement, la saisie de données, les calendriers de réunions, les procès-verbaux et autres tâches administratives courantes conformément aux politiques et procédures de l'UNICEF.

Gestion et archivage des documents : Organiser, classer, inventorier, archiver et transférer en toute sécurité les documents physiques et électroniques, y compris les contrats, les factures, les registres d’actifs et les documents de transfert de locaux.

Déménagement et remise des locaux : Appuyer la coordination et le suivi des activités de déménagement, tenir à jour les listes de contrôle et les outils de suivi des actions, assurer le suivi des tâches en suspens et compiler la documentation requise pour la fermeture et la remise des locaux actuels.

Gestion des actifs et des fournitures : Mise à jour des inventaires d'équipements et de mobilier, soutien à la vérification physique, à l'étiquetage, au déplacement, au rapprochement et à la remise des actifs, et coordination de l'entretien des fournitures de bureau et des équipements.

Gestion budgétaire et traitement des factures : Tenir à jour les registres de suivi budgétaire, suivre les dépenses et les paiements en suspens, collecter et vérifier les factures, et soutenir le traitement des transactions et la clôture financière dans VISION....