Assistante Administrative

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Titre du poste: Assistante Administrative

Supérieur Hiérarchique: Directeur Général

Localisation

Lieu d’exercice : Cotonou Bénin

MISSISON

La titulaire du poste a pour rôle d’assurer l’assistance administrative et logistique nécessaire au

bon fonctionnement de la Direction Générale. Elle est également en charge de la gestion des

opérations classiques du secrétariat.

Responsabilités

Autres informations

● Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers de l’institution,

● Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes,

● Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage,

● Concevoir et rédiger les correspondances administratives

● Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou reproduire, et les

diffuser

● Assurer le classement et l’ archivage de documents

Formation / Diplômes

● Recueillir et compiler les informations des services au besoin,

● Classer et archiver (papier ou numérique) les documents et informations,

● Veiller à la confidentialité des informations,

● Faire le Suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général,

● Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général,

● Gérer l ’agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux

diverses réunions et visites clientèle,

● Assurer la programmation des réunions et visite dans Outlook,

● Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins: en prenant en charge

toute l’ organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation

de documents, logistique…),

● Assurer l’organisation des réunions de la Direction Générale

● Assurer la préparation des pause-café du Conseil d’Administration.

● Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction Générale

Profil recherché

Expérience

● Minimum BAC+3 en Secrétariat ou autres diplômes connexes

● Au moins 3 années au poste d’Assistante de Direction et autres expériences similaires

Compétences

● Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de

secrétariat,

● Avoir des qualités rédactionnelles

● Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …)

● Savoir garder le secret professionnel

● Avoir le souci de la satisfaction du client

● La discrétion et la courtoisie...