Description du poste
Job Description Résumé du poste Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Opérations et des Finances, le/la Chargé(e) d’Administration joue un rôle clé dans le maintien de l'efficacité opérationnelle et du respect des normes de conformité du projet. Il/elle assure le fonctionnement optimal du bureau de terrain et veille au soutien logistique et administratif nécessaire au bon déploiement des interventions d'urgence. Responsabilités : Exécuter des tâches administratives de niveau avancé. Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard; exécuter les tâches avec souci du détail. Coordonner les réunions, réserver les locaux, préparer l’ordre du jour, coordonner les intervenants et consigner les notes de réunion. Veiller à ce que les communications soient transmises rapidement et avec exactitude. Être responsable de l’élaboration et de la conception de procédures administratives améliorées afin de favoriser le traitement et la soumission en temps utile de tous les livrables administratifs. Répondre, au besoin, aux demandes de soutien administratif du personnel. Créer et tenir des dossiers, préparer des rapports, présentations et graphiques, fournir des fournitures de bureau aux employés, saisir des données, relire des documents et compiler des rapports spéciaux. Recevoir et distribuer le courrier entrant et coordonner le courrier sortant. Communiquer avec le personnel interne et externe, selon les besoins. Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, rapports, calendriers, bases de données, feuilles de calcul, registres et autres documents nécessaires au soutien des fonctions. Planifier et organiser des activités complexes, telles que des réunions, des voyages, des conférences et des activités de service, pour les membres du service. Travailler de manière autonome ou en équipe sur des projets spéciaux et continus. Assurer la liaison avec d’autres services et organismes externes, y compris avec la haute direction et la direction exécutive. Traiter des informations confidentielles et non courantes et expliquer les politiques du service, au besoin. Relire les textes pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page, et apporter les corrections appropriées. Rédiger les procès-verbaux, les préparer et les distribuer au personnel concerné. Coordonner, à la deman...