Description du poste
Poste : Executive Assistant (H/F) Lieu : Togo Une entreprise au Togo recrute un(e) Executive Assistant pour accompagner sa Direction Générale. Le poste couvre un périmètre large, à la croisée de la gestion des services généraux, du pilotage de la gouvernance et de la logistique d'accueil. Missions principales Gestion des services généraux et office management Vous prenez en charge la gestion de l'inventaire du petit mobilier de bureau, des consommables et des demandes d'achat. Vous coordonnez l'infrastructure du bureau, notamment les espaces de travail, l'aménagement et le matériel associé. Vous assurez l'accueil et les services généraux : gestion du courrier, accueil des visiteurs et traitement des demandes des employés. Vous centralisez les besoins des équipes et priorisez les demandes en lien avec la Direction Générale. Vous tenez un registre des contrats, suivez les échéances contractuelles et réalisez une revue périodique des contrats. Vous consolidez le budget services généraux et en suivez l'exécution. Enfin, vous coordonnez les activités liées aux infrastructures et aux services généraux. Gouvernance et pilotage de la Direction générale Vous gérez l'agenda, la correspondance confidentielle et les déplacements. Vous préparez les dossiers internes et assurez le suivi des actions. Vous représentez le Directeur Général lors des réunions ciblées et rédigez les comptes rendus. Vous collectez les rapports d'activités mensuels et préparez le rapport consolidé. Vous suivez les actions décidées en Comité de Direction. Vous centralisez les informations projets, préparez les points d'avancement et alertez sur les écarts. Vous appuyez le Directeur Général dans la priorisation des sujets stratégiques. Gouvernance documentaire et sécurité Vous veillez au renouvellement des documents officiels. Vous suivez les notes de frais locales et internationales de la Direction Générale. Vous structurez et sécurisez les documents sensibles de la Direction Générale. Vous veillez au respect des règles de confidentialité et d'accès à l'information. Vous mettez en place des outils simples de classement et d'archivage. Logistique et accueil Vous organisez la logistique des visites Groupe, auditeurs et partenaires institutionnels. Vous coordonnez l'accueil protocolaire : agenda, sécurité, déplacement, réunion. Vous êtes garant de l'image et du professionnalisme de la filiale lors de...